Büroneubau Dominikanskiin Breslau: Union Investment sicherte sich frühzeitig die Projektentwicklung im Zentrum der polnischen Stadt.
Skansa 2015 (Simulation)

Der Strom der Daten

Immobilieninvestments sind ohne leistungsstarkes Datenmanagement nicht mehr denkbar. Aber wie funktioniert das eigentlich?

Fußballtrainer haben es gut. Elf Männer müssen sie anleiten und koordinieren. Und der größte Abstand zwischen ihnen beträgt um die 100 Meter – höchstens. So groß ist ein Fußballfeld. Übersichtlich eben, gut zu handhaben. Was aber wäre, wenn die Spieler überall in der Welt stünden? Und es nicht nur elf wären, sondern vielleicht 100? Und diese nicht nur Fußballer, sondern auch Schwimmer, Ruderer oder Radfahrer wären, eben verschiedene Sportler mit ganz individuellen Trainingsanforderungen? Genau das ist die Aufgabe der Verwalter großer Immobilienportfolios. Ein Bürogebäude hier, ein Hotel oder ein Einkaufszentrum dort. In London, in Paris, in Barcelona – überall auf der Welt verstreut, mit ganz unterschiedlichen Eigenschaften, in ganz unterschiedlichen Zuständen. Über diese große Zahl muss der Manager den Überblick behalten. Moderne Computersysteme helfen dabei – alle Informationen, die er benötigt, sind auf Abruf verfügbar.


Denn Immobilie ist längst nicht gleich Immobilie. Für ein Bürogebäude in Frankfurt am Main gelten andere Regeln als für eines in London. Beispiel Mietverträge: Für Gewerbeimmobilien in Deutschland laufen diese in aller Regel fünf bis zehn Jahre, in England sind es eher mehr. Informiert ein Datenmanagementsystem rechtzeitig über einen endenden Mietvertrag, gibt das dem Manager die Chance, punktgenau einen Nachmieter zu finden – oder mit dem bestehenden über eine Verlängerung des Vertrags zu verhandeln. Das Gleiche gilt für die Miethöhe oder für den baulichen Zustand. Das eine Gebäude hat just ein LEED­-Zertifikat erhalten und ist damit nachweislich auf dem neuesten Stand nachhaltigen Bauens. Das andere stammt vielleicht aus den 1980er­Jahren und benötigt eine Modernisierung in Sachen Energieeffizienz. Kurz: Immobilien zu managen heißt also vor allem auch, Daten zu verwalten und zu steuern.


Früher fanden Objektdaten ihren Niederschlag auf Papier, auf Karteikarten, in Ordnern und Schubladen. Heute als Bits und Bytes – auf einem digitalen Stammdatenblatt. Moderne Datenmanagementsysteme sorgen dafür, dass Informationen problemlos eingepflegt und jederzeit genutzt werden können. Die digital verfügbaren Daten helfen, den globalen Immobilienbestand effizient zu steuern. Entsprechende Datenräume etwa müssen über den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie zentral gesteuert und standardisiert zur Verfügung gestellt werden. Vom Datenmanagement hängt es auch ab, ob Transaktionen und Vermietungen länderübergreifend profitabel und effizient abgewickelt werden können. „Nur so können eine wettbewerbsfähige Performance bei allen Büroneubau Dominikanskiin Breslau: Union Investment sicherte sich frühzeitig die Projektentwicklung im Zentrum der polnischen Stadt. Fonds und ein dauerhaft höchster internationaler Standard der Prozesse erreicht werden“, sagt Heiko Beck, Chief Operating Officer (COO) und Mit­glied der Geschäftsführung bei der Union Investment Real Estate GmbH.


Nötig machen die technologische Aufrüstung bei Immobilienfonds­ vor allem zwei Faktoren. Zum einen der Gesetzgeber, der seine Anforderungen an Immobilienmanager stetig erhöht. Zum anderen die Fonds selbst. Sie werden immer internationaler und streuen ihr Vermögen über immer mehr Nutzungsarten. Zudem werden längst nicht mehr nur einzelne Immobilien, sondern ganze Pakete an­ und verkauft. Jede dieser Transaktionen muss sorgfältig vorbereitet und abgewickelt werden. Und das geht längst nicht mehr ohne spezialisierte IT im Hintergrund, mit deren Hilfe komplexe Zahlen erfasst und Verglei­che aufbereitet werden. Zudem befeuern auch sich stetig verändernde Anforderungen etwa an die Nachhaltigkeit eines Immobilieninvestments den Einsatz von Datenmanagementsystemen. Wie etwa ist der bauliche Zustand eines Gebäudes, wo schlummert noch Optimierungspotenzial? In den genannten Datenraum „gehört alles, was die Immobilie, ihren Wert beziehungsweise wertrelevante Belange sowie auch Chancen und Risiken beschreibt“, erklärt Beck. Eine digitale Sammlung von Informa­tionen mit Blick auf ein bestimmtes Thema also. Kollege Computer, übernehmen Sie? Wenn es denn so einfach wäre.


In einen Datenraum gehört alles, was die Immobilie, ihren Wert sowie auch Chancen und Risiken beschreibt
Heiko Beck, Chief Operating Officer bei der Union Investment Real Estate GmbH

Klare Regeln für Dienstleister

Nicht alles lässt sich mit Bits und Bytes erledigen. „In der Immobilienbranche muss vieles noch per Hand gemacht werden“, berichtet Clemens Schuerhoff vom Fondsconsulting­Unternehmen Kommalpha. „Es gibt halt keine automatische Preiserfassung der Immobilien, viel weniger Daten als bei klassischen Asset­-Managern. Trotzdem wächst die Bedeutung der EDV, dafür sorgt schon der Gesetzgeber mit seinen steigenden Anforderungen in Sachen Reporting.“ „In den vergangenen zehn Jah­ren hat sich da einiges entwickelt“, beobachtet Sascha Donner von der Real Estate Advisory Group (Reag). Trotzdem sind längst noch nicht alle Wettbewerber auf einem Level angekommen. „Im Bestandsbereich ist die Nutzung von Datenmanagementsystemen inzwischen weitverbreitet, vor allem die großen Bestandshalter haben sich des Themas zum Teil sehr ernsthaft angenommen“, so Donner. Nur bei kleineren Investoren und den Projektentwicklern sei man dagegen im Schnitt noch nicht ganz so weit, berichtet er. „Die Objekttransparenz ist inzwischen gegeben“, sagt auch Tho­mas Beyerle, Chefanalyst des Immobilienberaters Catella. Doch bei den Schnittstellen hapert es manchmal noch. „Es geht dabei weniger um die Integration von Excel in SAP, sondern um die Datenräume, welche zwi­schen Sender und Empfänger synchron geschaltet werden müssen.“ Denn Zugriff auf diesen Datenraum sollen alle haben, die mit der Immobilie zu tun haben.


Doch wie kommunizieren verschiedene Computersysteme mit­einander, zum Beispiel von Fondsgesellschaft und Objektverwaltung? Modernste Systeme auf beiden Seiten nützen wenig, wenn sie einan­der nicht verstehen. In der Praxis gilt deshalb: Einer gibt die Richtung vor, der andere folgt. „Letztlich muss und wird ein Dienstleister immer das erbringen müssen, was der Auftraggeber von ihm verlangt“, sagt Beyerle. „Gleichwohl tun sich auch die Auftraggeber schwer mangels Marktstandards.“ Das Fehlen dieser Standards ist nicht nur ein bloßes Ärgernis. Es ist auch teuer. „Gerade bei Paket-Deals, bei denen aufgrund des Umfangs die transaktionsrelevante Dokumentation häufig mit weniger Aufmerksamkeit für Details aufbereitet wird, werden laut einer Reag-Studie wegen mangelnder Datenqualität schon einmal bis zu 10 Prozent weniger gezahlt“, weiß Sascha Donner. „Das ist bei einem dreistelligen Millionenbetrag eine ganze Menge Geld. Jedoch auch bei kleineren Transaktionen kommt es aufgrund mangelnder Datenqualität immer noch häufig zu Kaufpreisanpassungen und zu meist vermeidbaren Friktionen im Transaktionsprozess.“ Union Investment schließt unter anderem deswegen mit ihren externen Dienstleistern „klare Service Level Agreements“, sagt Union Investment-COO Beck. „Und unsererseits sind Prüfroutinen zur Qualitätsmessung installiert.“


Eine Frage der Standards

Die Vorteile des Datenmanagements sind heute nicht mehr von der Hand zu weisen: Kurzfristige Marktchancen lassen sich schneller nutzen, Risiken aufgrund mangelnder Transparenz werden reduziert, Prozesse zwischen Geschäftspartnern verkürzt und eine höhere Kosteneffizienz erreicht. Deshalb bleiben übergreifende Standards auch das Ziel der Branche. An ihnen arbeitet zum Beispiel die Gesellschaft für immobilienwirtschaftliche Forschung (Gif). Sie könnte definieren, was wie in die Systeme aufzunehmen ist. Doch bis sich tatsächlich ein Branchenstandard entwickelt hat, dürfte es noch etwas dauern, schätzt Beyerle. Und selbst das beste Datenmanagementsystem ist nur so gut wie die Daten, mit denen es gefüttert wird. Ohne eine zeitnahe, kontinuierliche und umfassende Datenpflege veralten die gespeicherten Informationen schnell und sind für Entscheidungen nicht mehr relevant. Aber wie sollen Immobiliendaten ausgewählt, erhoben und aktualisiert werden?


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Terabyte Speicherplatz, also drei-mal 1.024 Gigabyte, benötigt Union Investment für ihre Datenmengen.

Eine Spezialausgabe des „PMRE Monitor“ 2011, die Abkürzung steht für Process Management Real Estate, führt aus, dass Immobilienunternehmen unbefristete Mietverträge ganz unterschiedlich erfassen. Die einen geben einen fiktiven Endtermin im Jahr 9999 ein, die anderen gar keinen Termin und die Dritten nutzen einen selbst gewählten Kündigungsansatz. Der Mensch kann diese Unterschiede ausblenden, Computer brauchen feste Regeln. Entsprechend werden Datenmanagementsysteme noch nicht überall eingesetzt, diagnostiziert auch die aktuelle Ausgabe des „PMRE Monitor“ 2014. Gut für einen Immobilienmanager wie Union Investment, der sein System ImmoDigital früh gestartet hat und schon mit dessen Optimierung befasst ist. Künftig sollen weitere externe Dienstleister eingebunden werden. Und laufend muss und wird nachgebessert. Auch die Konkurrenz ist nun emsig. In den kommenden Jahren soll die Nutzung der Systeme branchenweit von 14 auf 21 Prozent steigen, zeigt der „PMRE Monitor“.


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Milliarden Euro beträgt der Wert des weltweiten Immobilienportfolios von Union Investment.

Nicht nur Standards sollen helfen, auch Qualitätssiegel. „Im angelsächsischen Raum ist man in der Regel immer schon etwas weiter“, berichtet Reag-Experte Sascha Donner. So gebe es beispielsweise seit Längerem einen internationalen Branchenstandard für den Austausch immobilienspezifischer Daten, entwickelt vom US-amerikanischen Open Standard Consortium for Real Estate (OSCRE), einem mitgliedergeführten, gemeinnützigen Zusammenschluss von Immobilienexperten. Ein wirkliches Gütesiegel für Immobiliendatenräume, mit dem sich deren Qualität auf einen Blick ablesen lasse, habe sich am Markt jedoch noch nicht etabliert. „Um diese Lücke zu schließen, wurde kürzlich in Deutschland mit RedC, dem Real Estate Dataroom Certificate, ein bisher einzigartiges Qualitätssiegel entwickelt, um die wichtigsten Faktoren eines Datenraums zu zertifizieren“, berichtet Donner. Das seien allen voran die Datenqualität, die IT beziehungsweise die Datenraumplattform, aber zum Beispiel auch die dahinter liegenden Prozesse oder das Thema Compliance. „Durch mehr Transparenz in diesem Bereich können die Nutzer besser einschätzen, worauf sie sich verlassen“, beschreibt der Experte die Vorteile.


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Datenräume verbinden bei Union Investment 320 Immobilien rund um den Globus.

Die verlässliche und standardisierte Datenerschließung dürfte in der Immobilienbranche zukünftig noch an Bedeutung gewinnen. Nämlich dort, wo es darum geht, sich jene immensen Datenmengen zunutze zu machen, die im digitalen Zeitalter tagtäglich erzeugt werden und für die sich weltweit der Begriff Big Data eingebürgert hat. „Big Data ist in der Immobilienwirtschaft zu einem Modewort geworden“, beobachtet IT-Experte Donner und erklärt den Unterschied zum klassischen Datenmanagement: „Big Data meint die Verarbeitung und Auswertung unstrukturierter Daten, wohingegen wir es in der Verwaltung und bei Transaktionen von Immobilien meist mit strukturierten Daten zu tun haben.“ Interessant aber werde Big Data für Immobilienunternehmen dort, wo es um Prognosen geht: etwa Vorhersagen darüber, wie Menschen künftig leben und arbeiten wollen und wie sich dies auf die Entwicklung städtischer Quartiere auswirkt. Mittelbar hat dies Folgen für die Risikosteuerung von Immobilieninvestments. Das Thema Datenmanagement dürfte die Branche weiterhin beschäftigen. Nach dem Spiel ist bekanntlich vor dem Spiel.


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