Bent Mühlena besucht in Frankreich die Großbaustelle Grand Central Saint-Lazare. Im Baubüro wirft er gern einen prüfenden Blick auf das Architekturmodell. Anschaulich kann man hier studieren, wie sich das 
Businesscenter von Union Investment am Bahnhof Saint-Lazare bis zum Herbst 2019 entwickeln wird.
David Maupilé

Bauprojekte weltweit steuern

Wo sich Baugruben auftun und Kräne in den Himmel ragen oder ganze Gebäude vom Sockel bis zum Dach revitalisiert werden, dort ist das Projektmanagement extrem anspruchsvoll. Bent Mühlena macht genau das am meisten Spaß.

Projektentwicklung ist die Königsdisziplin für Immobilieninvestoren. Aber viele winken ab, wenn sie aktiv die Bauherrenrolle übernehmen sollen – zu gering die Expertise, zu hoch das Risiko. Nicht so bei Union Investment. Die als royal geadelten Projektankäufe und Bestandsentwicklungen gehören hier zum Kerngeschäft. Sie werden vom Fachbereich Immobilienprojektmanagement (IPM) weltweit in eigener Regie geführt. Bent Mühlena, langjähriger Projektmanager bei der Union Investment Real Estate GmbH in Hamburg, übernahm 2013 die Leitung des Teams. „Mit fast 40 Mitarbeitern sind wir heute eine der stärksten Abteilungen im Hause“, erklärt der IPM-Chef. „An Bord sind Bau- und Elektroingenieure, Architekten und Kaufleute.“


Über alle Nutzungsarten hinweg stemmt IPM ein enormes Bauvolumen: „In den letzten fünf Jahren haben wir 4 Milliarden Euro in 51 Neubauprojekte investiert. Das sind rund 28 Prozent vom gesamten Investitionsvolumen in dieser Zeit. Hinzu kommen sieben großvolumige Bestandsentwicklungen für 243 Millionen Euro“, berichtet Mühlena. Der positive Einfluss auf das Portfolio ist erheblich: „Neubau, Umbau, Erweiterung und die Erneuerung der technischen Gebäudeausstattung sind wichtige Werttreiber im Lebenszyklus einer Immobilie“, ergänzt Mühlena.


Verantwortung für acht Themenfelder

Das Aufgabenspektrum der IPM-Teams ist gewaltig: „Neben der Steuerung von Neubauprojekten und Bestandsentwicklungen unterstützen wir die Kollegen aus allen Asset-Management-Bereichen beim Technischen Asset Management, und zwar für den gesamten Immobilienbestand“, betont Mühlena. „Das reicht von der jährlichen Objektbegehung aller 361 Objekte in den 22 Ländermärkten bis zur Planung und Überwachung der Instandhaltungsbudgets.“


Außerdem begleiten die IPM-Mitarbeiter alle An- und Verkäufe des Investmentmanagements mit einer Technischen Due Diligence (TDD). Mühlena erläutert: „Wir verstehen die TDD als eine Prozessmithilfe, mit der wir Gebäude unter baurechtlichen sowie bau- und anlagentechnischen Aspekten analysieren und deren Objekt- und Portfolio-Eigenschaften hervorheben. Durch die systematische Untersuchung mit Dokumentenrecherche und Vor-Ort-Begehung erhalten alle Beteiligten ein sehr umfassendes Bild der Immobilie.“


In starken Zeiten führt IPM pro Jahr bis zu 70 An- und Verkaufsprüfungen durch. Diese hohe Zahl lasse sich vor allem für stark anvisierte Märkte oder Länder mit extrem kurzen Exklusivitätsphasen, wie sie derzeit in Deutschland oder den USA anzutreffen sind, nur bewältigen, weil IPM sogenannte Dienstleister-Panels eingerichtet hat. „Mit unseren Partnern für Ankaufsprüfungen und Projektsteuerungen können wir jederzeit den qualitativen und terminlichen Anforderungen gerecht werden“, beschreibt Mühlena den Vorteil. Die externen Dienstleister werden dafür regelmäßig einem Monitoring unterzogen. „Wir laden zum Beautycontest“, sagt Mühlena. Unter dem Strich bringe das Panel eine große Zeitersparnis, da Aufgaben nicht mehr ausgeschrieben werden müssten. Der IPM-Chef nennt ein Beispiel: „In den USA haben wir Objekte innerhalb von nur zehn Tagen prüfen können.“ Panel-Partner böten im Ausland außerdem zusätzliche Sicherheit und seien damit ein Teil des Risikomanagements bei Ankäufen.


Mühlena ist mit seinem IPM-Team auch verantwortlich für das Kaufmännische Projektmanagement, den Strategischen Einkauf, das Thema Nachhaltigkeit auf Gebäudeebene sowie die technische Betriebsführung von Infrastrukturanlagen.


Trotz des umfangreichen Aufgabenkatalogs setzt der Abteilungsleiter in seinem Team auf das Allrounderprinzip. „Ich lege Wert darauf, dass alle Mitarbeiter breit aufgestellt sind. Jeder kennt sich mit allen Phasen im Lebenszyklus von Immobilien aus. Das sorgt für abwechslungsreiche Tätigkeiten. Ich glaube, dass genau diese Mischung die gute Stimmung bei uns ausmacht.“ Die IPM-Abteilung gliedert sich in die drei Gruppen International, Deutschland & Shoppingcenter und Kaufmännisches Projektmanagement. Den einzelnen Teams einer Gruppe sind Ländern zugeordnet. „Das hat den Vorteil, dass sich Mitarbeiter in die jeweilige Baukultur, das Baurecht und die örtlichen Gepflogenheiten einarbeiten können“, sagt Mühlena und ergänzt: „Unseren Geschäftspartnern begegnen wir damit immer auf Augenhöhe. Das wird geschätzt, auch wenn wir manchmal unangenehm tief in Projekte einsteigen, um unsere hohen Qualitätsstandards durchzusetzen.“


Doch wie hält man den Kontakt zu den fast 40 Mitarbeiten, wie hat man den Überblick über unzählige Projekte und Themen? Bent Mühlena setzt auf Offenheit und Transparenz: „Ich kenne die Durchwahl von vielen meiner Kollegen gar nicht, weil ich hingehe und direkt das persönliche Gespräch suche. Auch meine Tür steht immer offen. Die Verbindung zu den drei Gruppenleitern ist mir ebenfalls sehr wichtig. Bei dem engen Austausch geht es mir vor allem um Vertrauen. Ich habe den Anspruch, im Bilde zu sein, und wenn es darauf ankommt, vertiefe ich mich auch bis ins kleinste Detail.“


Mühlenas berufliche Laufbahn bei Union Investment begann Ende der 90er-Jahre. Mit Anfang dreißig stieg er bei der damaligen Difa Deutsche Immobilien Fonds AG ein. Der Immobilienmann hatte bereits Erfahrungen in Architekturbüros und bei Projektentwicklern gesammelt und wollte stärker ins Projektgeschäft. Bei Difa ließ die erhoffte Bewährungsprobe nicht lange auf sich warten. Mit der Leitung des Projekts CityQuartier DomAquarée in Berlin gelang Mühlena sein erstes Meisterstück. Die komplexe innerstädtische Baumaßnahme mit Büros, Einzelhandel, Hotel, Wohnungen und Großaquarium hat ihn von 1999 bis 2004 intensiv beschäftigt und geprägt. Beruflich folgten auf das Großprojekt weitere Baumaßnahmen und Ankäufe, unter anderem in Chile, Mexiko, Spanien und den Niederlanden, bis Mühlena im IPM-Bereich zuerst zum Gruppenleiter und anschließend zum Abteilungsleiter berufen wurde.


Karriere

Bent Mühlena studierte Architektur an der Fachhochschule Nordostniedersachsen in Buxtehude, arbeitete in Architekturbüros, der Immobilienverwaltung und Projektentwicklung. 1999 Einstieg bei der heutigen Union Investment Real Estate GmbH in Hamburg. Bis 2004 Projektleiter des DomAquarée in Berlin, 2004 bis 2009 Projektleiter für Ankäufe und Projekte, unter anderem in Chile, Mexiko, Spanien und den Niederlanden. 2009 bis 2012 Gruppenleiter Europe & Hotels, anschließend Gruppenleiter International. Seit 2013 Abteilungsleiter Immobilienprojektmanagement (IPM).

Globales Projektmanagement

Mit seiner Abteilung ist der heute 50-jährige Diplom-Ingenieur bekannt für zuverlässige Projektsteuerungen und die konsequente Einhaltung von Termin- und Budgetvorgaben. „Große Bestandsentwicklungen im In- und Ausland machen wir selbst“, sagt Mühlena. „Wir nehmen die Bauherrenrolle ein und beauftragen selbst Architekten, Projektsteuerer und Bauunternehmungen. Beim Ankauf von Projektentwicklungen haben wir allerdings nur einen Partner, den Projektentwickler, egal ob wir sehr früh einsteigen, also in der Phase der Bauvoranfrage, oder erst später, wie etwa kurz vor Fertigstellung.“ Der Wettbewerbsvorteil von Projektankäufen zeigt sich rund um den Globus, wie Mühlena betont: „Union Investment sichert sich gerade in Zeiten hoher Nachfrage und extrem gestiegener Preise weltweit den frühzeitigen Einstieg in erstklassige Objekte.“ So profitiere man davon, mit modernsten Gebäuden in den richtigen Marktzyklus zu kommen. „Genau das ist es, was mir und meinen Leuten extrem viel Spaß macht“, sagt Mühlena. „Wir können mitgestalten, an der Qualität schrauben und Objekte nach unseren Wünschen formen.“ IPM steuert sämtliche Bauprojekte zentral von Hamburg aus – mit Ausnahme von Frankreich. Zwei französische IPM-Mitarbeiter kümmern sich in Paris um das Projektgeschäft.


Maßstäbe setzen in Frankreich

Ein Beispiel in der französischen Hauptstadt ist das Projekt Grand Central Saint-Lazare, das im Herbst 2019 fertiggestellt werden soll. Der Ankauf erfolgte im Januar 2017 unter früher Einbindung der IPM-Mitarbeiter und gilt schon heute als neue Referenzimmobilie im Herzen von Paris, berichtet Mühlena. Der als Businesscenter konzipierte Neubau am Bahnhof Saint-Lazare wird mit BIM-Technologie (Building Information Modeling) geplant, soll ein HQE-Excellent-Zertifikat erhalten und „zählt zu den nachhaltigsten und womöglich auch ertragsstärksten Immobilien im Portfolio“, sagt der IPM-Chef. Dem Asset Management sei es schon rund zwei Jahre vor Fertigstellung gelungen, bereits 80 Prozent der Büroflächen zu vermieten.


In der Nachbarschaft zum Grand Central steht gerade die Revitalisierung der Büroimmobilie 57M am Boulevard Malesherbes kurz vor der Fertigstellung. Der Anstoß für Baumaßnahmen im Bestand komme meist vom Asset Management, erklärt Mühlena. Auslaufende Mietverträge, das Objektalter und die Instandhaltung könnten Indizien liefern, um ein Gebäude baulich zu optimieren. IPM werde dann relativ zügig an Bord geholt, um weitere Schritte einzuleiten. „Beim Boulevard Malesherbes war schnell klar“, erläutert der Abteilungsleiter, „dass ein Light-Refurbishment nicht ausreichen würde, um die Immobilie erfolgreich neu positionieren zu können.“ In einem sehr kleinteiligen und eng gesteckten Zeitrahmen wurden ein Architektenwettbewerb, die Bauplanung, die Ausschreibung und diverse Auftragsvergaben durchgezogen, um direkt nach dem Auszug des Mieters mit der aufwendigen Asbestsanierung starten und sodann mit den eigentlichen Umbauarbeiten beginnen zu können. „Alle Gewerke konnten lückenlos anschließen“, berichtet Mühlena. Das runderneuerte Gebäude aus dem Baujahr 1960 erfülle bei Fertigstellung modernste Standards und werde zertifiziert – und es sei auch schon wieder vollvermietet.


In Baustiefeln und mit Sicherheitshelm sieht man Bent Mühlena heute nur noch selten. Vielmehr kümmert sich der IPM-Leiter vor allem um strategische Themen. Als enorme Herausforderung bezeichnet er die Klimaschutzziele, die eine drastische Reduzierung des Energieverbrauchs und der CO₂-Emissionen in den kommenden Jahrzehnten vorschreiben. „Umfangreiche Maßnahmen sind erforderlich“, sagt Mühlena, „und die Energieverbräuche müssen digital erfasst werden, um den individuellen Handlungsbedarf ableiten zu können.“ In Pilotprojekten werde bereits die digitale Infrastruktur in den Bestandsgebäuden geprüft, um in einer zweiten Phase das gesamte Portfolio mit intelligenten Mess- und Steuerungssystemen auszustatten. Bis zum Jahr 2025 werde das noch dauern, sagt Mühlena.


Vorausschauende Ideen ziehen sich wie ein roter Faden auch durch das private Leben des gebürtigen Hamburgers, der mit seiner Familie in einem selbst entworfenen Haus am Rand der Hansestadt lebt: „Für mich war es nie eine Frage, was ich einmal werden will. Während meine Schulfreunde Modelle von Autos und Schiffen bauten, habe ich mich nur für Häuser und Baustellen interessiert“, erinnert sich Mühlena. „Die Mischung aus Kreativität, kaufmännischen, technischen und gesellschaftlichen Themen fasziniert mich bis heute. Gebäude sind wunderbar erdverbunden und den Menschen zugewandt. Es macht mir einfach großen Spaß, mich damit zu beschäftigen, egal ob es sich um ein denkmalgeschütztes Bürohaus in Sydney, einen Hotelneubau in Berlin oder ein großflächiges Shoppingcenter in Belgien handelt.“


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